Poste: Assistante à la productrice exécutive et directrice de la programmation, Festival extérieur

Tâches et responsabilités

Responsabilités : Sous l’autorité de la productrice exécutive le contractant s’engage à 

  • Travailler de concert avec tous les membres du personnel du Site extérieur;
  • Suivi et mise à jour de l’échéancier;
  • Convoquer et préparer les ordres du jour des rencontres;
  • Présence et Prise de notes lors des réunions et post-mortem;
  • Rédiger les procès-verbaux et les communiquer;
  • Faire suivis administratifs : rédaction et suivi signatures des contrats artistiques et du personnel, rédaction et suivi de bon de commande et facturation auprès des fournisseurs et employés; gestion de petite caisse;
  • Prise de rendez-vous, correspondances, gestion d’agenda, réservation de billets;
  • Gestion du Google drive et du partage;
  • Faire la recherche et les demandes de soumissions pour l’achat de matériel;
  • Suivi des livrables auprès des membres de l’équipe;
  • Développer des outils de suivi et de gestion de projets;
  • Rédaction de document de présentation;
  • Commander la papeterie;
  • Centraliser les informations des partenaires afin de créer une banque de connaissances;
  • Organiser les contacts;
  • Présence accrue sur le terrain lors du Festival (mandat à définir);
  • Gestion du runner;
  • Gestion d’une Petite caisse et remplir les documents de Petite Caisse pour certaines personnes du personnel;
  • En post production, finaliser le suivi administratif, recenser les bilans, archiver les documents;
  • Assurer que tout le personnel remet ses archives, ordinateurs, téléphone, quizmos ou autres matériels prêtés;

Qualités requises :

  • Travail clérical;
  • Méthodique et rigueur dans l’exécution des tâches;
  • Capacité de faire un suivi des tâches demandées
  • Avoir un grand sens de l’organisation;
  • Aptitude à travailler sous pressions;
  • Sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
  • Capacité de bien travailler en équipe, diplomatie et habiletés interpersonnelles.

Exigences :

  • Expérience événementiel;
  • Au moins deux ans d’expérience;
  • Diplôme d’études collégiales;
  • Bilinguisme (français et anglais fonctionnels);
  • Maitrise de la suite Microsoft;
  • Très bonne connaissance du logiciel Excel.

Statut :

  • Temporaire (mi-Janvier à août 2019), temps plein.

SVP, faire parvenir votre candidature à l’adresse courriel ltheriault@hahaha.com Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature et communiquerons uniquement avec celles qui seront sélectionnées.